Gestão de processos de exportação exige controle sobre etapas, documentos, responsáveis e aprovações até a conclusão de cada embarque. Quando as informações ficam dispersas entre planilhas, mensagens e e-mails, aumentam os riscos de atrasos, falhas de comunicação e perda de rastreabilidade.
Foi justamente esse cenário que levou a VOKEM, empresa do segmento de comércio exterior, a buscar uma solução capaz de organizar seu fluxo de exportação de ponta a ponta, desde a abertura da SCV até a conclusão do embarque.
O desafio da gestão de processos de exportação na VOKEM
Antes da nova plataforma, o acompanhamento dos processos de exportação dependia de controles paralelos e canais dispersos. Isso dificultava saber, em tempo real, o status de cada etapa, quem era o responsável por cada aprovação e quais documentos ainda precisavam de validação. O risco de atrasos nos embarques e de falhas de comunicação entre as áreas era constante.
A solução conduzida pela Smarti
A Smarti conduziu o desenvolvimento de uma plataforma digital adaptada à rotina operacional da VOKEM, respeitando suas regras de negócio, responsabilidades e níveis de acesso. A solução permite acompanhar etapas como a aprovação da SCV, a emissão e validação da Proforma Invoice, o Booking, o Draft BL e o Final Draft BL.
Cada fase do processo passou a contar com status, responsáveis e registros próprios, permitindo que a equipe saiba com clareza o que já foi concluído, o que está pendente e quais ações são necessárias para evitar impactos no embarque.
Além do fluxo operacional, o projeto contemplou:
- Cadastro e acompanhamento dos processos de exportação por SCV.
- Fluxos de aprovação para Proforma Invoice, Booking, Draft BL e Final Draft BL.
- Controle de status, pendências, rejeições e solicitações de correção.
- Histórico e linha do tempo das movimentações realizadas.
- Gestão de usuários, vendedores, funcionários, perfis e permissões.
- Organização de dados de clientes, produtos, contêineres e documentos.
- Painéis e relatórios para acompanhamento operacional e financeiro.
- Notificações e comunicações associadas às etapas do processo.
A plataforma também foi evoluída com base em testes, homologações e feedbacks constantes da equipe usuária, garantindo aderência real à operação da VOKEM.
Benefícios alcançados
Com a centralização das informações, a VOKEM passou a contar com uma visão mais estruturada dos seus processos de exportação. Entre os principais ganhos, destacam-se:
- Maior rastreabilidade dos processos e documentos.
- Redução de informações dispersas entre diferentes canais.
- Melhor controle de prazos e aprovações.
- Mais segurança na definição de acessos e responsabilidades.
- Visibilidade das pendências que podem impactar os embarques.
- Base estruturada para evolução contínua da operação.
O case da VOKEM demonstra como uma solução personalizada pode transformar uma operação complexa em um fluxo mais previsível, rastreável e gerenciável.
Um dia de imersão: a entrega do projeto na prática
Mais do que uma reunião de apresentação, a entrega do sistema à VOKEM foi pensada como um verdadeiro dia de imersão. No dia 24 de junho de 2026, a equipe da Smarti reuniu toda a equipe da VOKEM na Artes Filmes, em Mogi das Cruzes, para uma apresentação completa e presencial da plataforma desenvolvida.
A escolha de um espaço fora do ambiente corporativo tradicional teve um propósito claro: proporcionar um momento de imersão real no projeto, com atenção total ao conteúdo apresentado e sem as distrações do dia a dia operacional. Reunir toda a equipe da VOKEM em um único lugar também permitiu alinhar, no mesmo momento, todas as áreas envolvidas na operação de exportação, algo essencial para um sistema que integra tantas etapas e responsáveis diferentes.
A programação foi conduzida de ponta a ponta, cobrindo desde o acesso ao sistema até os relatórios financeiros, passando por cada etapa do fluxo de exportação: desde o login até os módulos financeiro e de permissões, passando por todo o fluxo operacional de exportação, pedido, SCV, PI, Booking, Draft BL e documentos pós-embarque.
Entre os blocos de apresentação, um coffee break serviu como ponto de pausa e integração entre as equipes da VOKEM e da Smarti, um espaço informal para trocar impressões, tirar dúvidas com mais tranquilidade e fortalecer a relação entre quem desenvolveu a solução e quem vai utilizá-la no dia a dia.
Ao final do encontro, ficaram definidos os próximos passos: testes internos pela equipe da VOKEM, seguidos da entrada oficial em uso do sistema e do início do período de sustentação.
Esse formato de entrega reforça um princípio importante da Smarti: a implantação de um sistema não termina no código pronto. Ela se completa quando a equipe que vai usar a solução no dia a dia entende o fluxo, sente-se segura para operá-lo e enxerga, na prática, o valor da mudança.
Veja a conversa completa com a VOKEM
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